🛠️ Giải pháp: Phần mềm quản lý thực phẩm nhà hàng
Phần mềm quản lý nguyên vật liệu cho quán cà phê giúp bạn theo dõi định mức pha chế, tồn kho, chi phí, và lợi nhuận một cách khoa học và tự động.
- Kiểm soát nguyên liệu (cà phê, sữa, syrup…) theo từng món uống.
- Tính giá cost và lợi nhuận từng sản phẩm.
- Cập nhật tồn kho sau mỗi pha chế, tránh thất thoát.
- Báo cáo chi tiết theo ca làm, ngày, tuần.
⚡ Quản lý nguyên liệu chặt chẽ = lợi nhuận tối ưu + vận hành nhẹ nhàng.
🏢 Phạm vi áp dụng
Phần mềm đặc biệt phù hợp với:
- Quán cà phê truyền thống hoặc take-away
- Quán cà phê mô hình nhượng quyền
- Cafe sân vườn, cafe container
- Các quầy đồ uống trong nhà hàng, khu food court
👤 Đối tượng sử dụng
- Chủ quán cà phê, người khởi nghiệp ngành F&B
- Nhân viên pha chế, barista
- Quản lý vận hành chi nhánh
- Nhân viên thu mua, quản lý kho
🧮 Cách tính giá thành sản phẩm trong phần mềm
Chuẩn bị dữ liệu đầu vào:
- Định mức nguyên vật liệu cho mỗi món ăn
- Đơn giá cập nhật theo bảng giá hiện tại
- Chi phí nhân công và sản xuất chung
📈 Tính tỷ lệ lợi nhuận tự động
Phần mềm giúp bạn đánh giá lợi nhuận với công thức:
Tỷ lệ lợi nhuận (%) = (Giá bán – Giá thành) / Giá thành × 100%
👉 Bạn dễ dàng điều chỉnh mức giá bán theo từng kịch bản chi phí: giá vốn tăng/giảm, chương trình khuyến mãi, v.v.
🔁 Tối ưu quản lý theo thời gian thực
Phần mềm hỗ trợ cập nhật:
- Tự động thay đổi giá vốn theo biến động thị trường
- Tạo nhiều kịch bản cost cho từng thời điểm (khai trương, giảm giá, cao điểm…)
- Báo cáo cảnh báo vượt định mức, thất thoát nguyên liệu
🖥️ Các bước sử dụng phần mềm
1. Nhập danh sách nguyên liệu, sản phẩm
- Trước khi bắt đầu, cần chuẩn bị dữ liệu cho danh sách hàng hóa.
- Dữ liệu bao gồm các cột thông tin về hàng hóa mà chúng ta sẽ sử dụng.
- Có thể ẩn cột không cần thiết để giữ cho bảng gọn gàng.
👉 Video hướng dẫn chi tiết: Chuẩn bị dữ liệu – Danh sách nguyên liệu,sản phẩm
2. Nhập danh sách đối tượng (Nhà cung cấp, khách hàng)
- Nếu có đối tượng, bạn có thể sao chép vào đúng hàng cột.
- Nếu không có đối tượng nào, trang nhập/xuất sẽ tự động cập nhật chúng.
- Cột Mã NCC là bắt buộc nếu có đối tượng
👉 Video hướng dẫn chi tiết: Chuẩn bị dữ liệu – Danh sách đối tượng
3. Tạo món ăn và định mức tiêu hao
- 🍕 Tập trung vào nguyên liệu: Cần nhập đúng số lượng và giá nguyên liệu để tính chi phí.
- 💰 Giá cả là tùy chọn nhưng quan trọng: Để tính giá thành, người dùng cần nhập giá của từng nguyên liệu. Nếu không, có thể bỏ qua cột giá.
- ↔️ Nhập dữ liệu liên tục: Cần đảm bảo dữ liệu được nhập liền mạch, không bị ngắt quãng để quy trình hiệu quả hơn.
- ❌ Bỏ qua các cột không dùng
📊 Ví dụ: Trà sữa cần 150ml trà, 30ml sữa, 10ml đường.
Nếu tính giá thành: Tại tab TrungNhatGPS, có thể bấm vào BOM-Cost.
👉 Video hướng dẫn chi tiết: Bảng tính cost và giá thành
4. Điền phiếu nhâp, xuất
- 📅 Chọn ngày mua, Chọn đối tượng nhập/xuất
- 🏷️ Tự động đánh số chứng từ: Hệ thống tự tạo số chứng từ.
- 💰 Quản lý chiết khấu,VAT: Có thể nhập mức chiết khấu hoặc VAT nhằm kiểm soát chi phí hiệu quả hơn.
- 💰 Nhập số tiền thanh toán nếu thanh toán luôn
- ⏳ Tạo giao dịch mới nhanh chóng: Lưu phiếu nhập. Nhấn vào dấu cộng để tạo phiếu mới
- 🔄 Cập nhật tồn kho theo thời gian thực: Hệ thống giúp tồn kho được cập nhật ngay khi có giao dịch mới.
- Tìm, thêm, sửa, xóa phiếu:
- Để bắt đầu một phiếu mới, hãy nhấn vào dấu cộng.
- Để tìm hoặc xóa một phiếu, bạn có thể nhập thông tin phiếu nhập.
- Bạn có thể sửa đổi thông tin phiếu, chẳng hạn như tên hàng hóa, số lượng hoặc đơn giá, sau đó lưu lại.
- Nếu cần, bạn cũng có thể xóa phiếu
👉 Video hướng dẫn chi tiết: Phiếu nhập, xuất
5. Dự trù nguyên liệu
Để dự trù nguyên liệu, bạn cần chuẩn bị bảng cost trước. Sau đó:
- Chọn món ăn.
- Nhập số lượng món ăn cần chế biến.
- Bảng sẽ tự động tính toán và hiển thị bảng diễn giải theo cost, bao gồm các thành phần, trọng lượng và định lượng cần thiết.
- Phần màu vàng trên bảng thể hiện tổng số lượng nguyên liệu cần dự trù.
👉 Video hướng dẫn chi tiết: Dự trù nguyên liệu
6. Sổ thu chi
Để thực hiện thu chi thanh toán sau mua hàng, bạn vào sheet sổ thu chi. Tại đây, bạn sẽ nhập:
- Ngày thu chi
- Đối tượng
- Loại thu hoặc chi
- Số tiền
- Kiểu thanh toán (tiền mặt hoặc chuyển khoản)
- Nội dung thanh toán
Việc này sẽ phục vụ cho các loại bảng kê về công nợ, công nợ tổng hợp.
Phần mềm quản lý nguyên liệu quán cà phê
👉 Video hướng dẫn chi tiết: Sổ thu chi
7. Xem báo cáo công nợ tổng hợp và chi tiết
Để xem tổng hợp công nợ của khách hàng, vào sheet “công nợ tổng hợp” và nhấn vào biểu tượng tính tổng.
Tương tự, để xem công nợ nhà cung cấp, vào sheet “công nợ nhà cung cấp” và nhấn vào biểu tượng tính tổng .
Để xuất bảng kê công nợ chi tiết, chọn “công nợ khách hàng” hoặc “công nợ nhà cung cấp”. Thao tác tương tự nhau.
Trong đó, mã sẽ hiển thị danh sách nhà cung cấp (ví dụ: nhà cung cấp 1, nhà cung cấp 2).
Phần mềm quản lý nguyên liệu quán cà phê
Tại tab TrungNhatGPS, có thể bấm vào Filter123.
8. Theo dõi tồn kho tự động
Phần mềm quản lý nguyên liệu quán cà phê
- Truy cập vào phần tồn kho và chọn khoảng thời gian cần xem.
- Nhập số liệu tồn đầu, số lượng hủy hỏng và tồn thực tế.
- Chú ý đến các cảnh báo màu sắc:
- Màu vàng: Cảnh báo về mức hao hụt vượt quá tiêu chuẩn.
- Màu cam: Cảnh báo nguyên liệu sắp cần nhập thêm.
- Có thể tùy chỉnh mức cảnh báo hoặc loại bỏ chúng trong phần hàng hóa.
- Lọc và loại bỏ bớt các nguyên liệu không cần thiết để dễ quan sát
👉 Video hướng dẫn chi tiết: Tồn kho
❓Câu hỏi thường gặp
- Phần mềm có hỗ trợ tính giá bán tự động không?
- ✔️ Có, bạn có thể đặt tỷ lệ lợi nhuận mong muốn và phần mềm sẽ gợi ý giá bán.
- Có thể dùng cho chuỗi nhà hàng không?
- ✔️ Hoàn toàn được. Phần mềm hỗ trợ nhiều chi nhánh.
✅ Kết luận
Áp dụng phần mềm quản lý thực phẩm không chỉ giúp bạn kiểm soát chi phí, mà còn tối ưu lợi nhuận và giảm thiểu thất thoát. Đây là công cụ không thể thiếu cho các nhà hàng muốn vận hành hiệu quả và phát triển bền vững.
Xem thêm: PHẦN MỀM TÍNH CƯỚC VẬN TẢI QUỐC TẾ
📲 Liên hệ ngay để trải nghiệm phần mềm miễn phí
📞 Hotline: 0984 398 910
📧 Email: [email protected]
🌐 Website: www.trungnhatgps.com
